Mitarbeiterfotos DSGVO: Einverständniserklärung Vorlage für Unternehmen

Warum Mitarbeiterfotos unter die DSGVO fallen

Ein Mitarbeiterfoto zeigt nicht nur ein Gesicht. Es zeigt eine identifizierbare Person. Damit handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Das gilt für klassische Porträtfotos, Teamfotos, Fotos am Arbeitsplatz, Gruppenbilder, Recruiting-Bilder und Behind-the-Scenes-Motive.

Die DSGVO ist nicht erst bei der Veröffentlichung relevant. Schon die Aufnahme, Auswahl, Speicherung, Bearbeitung und Weitergabe der Bilder kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten sein.

Besonders sensibel wird es, wenn die Fotos öffentlich erscheinen, zum Beispiel auf:

• Teamseite auf der Unternehmenswebsite
• LinkedIn-Unternehmensseite
• Instagram, Facebook oder andere Social-Media-Kanäle
• Pressemitteilungen
• Printbroschüren und Flyer
• Recruiting-Kampagnen
• Interne Mitarbeiterprofile
• Intranet und Unternehmenspräsentationen

Braucht man für Mitarbeiterfotos immer eine Einverständniserklärung?

Für öffentlich genutzte Mitarbeiterfotos ist eine Einverständniserklärung fast immer der sauberste Weg. Das gilt besonders, wenn das Foto nicht zwingend für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist, sondern für Außendarstellung, Marketing oder Arbeitgebermarke genutzt wird.

Ein Unternehmen sollte vor der Aufnahme und Veröffentlichung klar regeln, wofür die Bilder verwendet werden dürfen. Eine pauschale Formulierung wie „Wir dürfen die Fotos nutzen“ ist zu ungenau. Besser ist eine konkrete Einwilligung mit Nutzungszwecken, Kanälen, Widerrufshinweis und Ansprechpartner.

Wichtig: Die Einwilligung muss freiwillig sein. Mitarbeiter dürfen nicht den Eindruck haben, dass ihnen Nachteile entstehen, wenn sie keine Veröffentlichung ihrer Bilder wünschen.

Was muss in einer Einverständniserklärung für Mitarbeiterfotos stehen?

Eine brauchbare Einverständniserklärung sollte nicht kompliziert sein. Sie muss aber klar genug sein, damit Mitarbeiter verstehen, wozu sie zustimmen. Diese Punkte sollten enthalten sein:

• Name des Unternehmens
• Name des Mitarbeiters
• Zweck der Fotoaufnahme
• Konkrete Verwendungsbereiche
• Angabe der Kanäle, zum Beispiel Website, Social Media, Print, Presse
• Hinweis auf Freiwilligkeit
• Hinweis auf Widerrufsmöglichkeit
• Information, an wen der Widerruf gerichtet werden kann
• Datum und Unterschrift

Vorlage: Einverständniserklärung für Mitarbeiterfotos

Die folgende Vorlage kann als Ausgangspunkt verwendet und an das eigene Unternehmen angepasst werden. Vor dem produktiven Einsatz sollte sie von der verantwortlichen Stelle im Unternehmen oder rechtlich geprüft werden.

Einwilligung vor dem Fototermin einholen

Die Einverständniserklärung sollte nicht erst nach dem Shooting eingesammelt werden. Besser ist ein klarer Ablauf vor dem Fototermin. So wissen alle Beteiligten, wofür die Bilder entstehen und wo sie später verwendet werden dürfen. Für Unternehmen bewährt sich dieser Ablauf:

1. Verwendungszwecke festlegen
2. Einverständniserklärung vorbereiten
3. Mitarbeiter vor dem Fototermin informieren
4. Einwilligung schriftlich dokumentieren
5. Fotos erstellen
6. Bildauswahl organisieren
7. Finale Bilder nur im vereinbarten Rahmen nutzen

Bei professionellen Mitarbeiterfotos geht es nicht nur um Licht, Hintergrund und Retusche. Ein guter Fototermin braucht auch Organisation. Wer vorher klärt, welche Fotos für welche Zwecke entstehen, spart später Diskussionen.

Was passiert beim Widerruf?

Eine Einwilligung kann widerrufen werden. Der Widerruf wirkt für die Zukunft. Das Unternehmen sollte dann prüfen, wo das betroffene Bild verwendet wird, und es aus eigenen Kanälen entfernen. Bei gedruckten Broschüren oder bereits verbreiteten Pressebildern ist die Situation komplizierter. Genau deshalb sollte die Einverständniserklärung den geplanten Einsatz möglichst konkret beschreiben.

Für Websites und Social Media heißt das praktisch: Das Bild sollte nach Widerruf aus den eigenen Veröffentlichungen entfernt oder ersetzt werden.

Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Die Vorlage ist ein praktischer Ausgangspunkt für Unternehmen, die Mitarbeiterfotos strukturiert vorbereiten möchten. Da Datenschutzfragen vom konkreten Einsatz abhängen, sollte die finale Einverständniserklärung intern geprüft oder rechtlich abgestimmt werden.